Privacy Notice

Tanay National High School, Tanay, Rizal · Online Application and Enrollment

We respect your privacy. This notice explains what personal data we collect through this website, why, who can see it, how long we keep it, and what your rights are under the Data Privacy Act of 2012 (Republic Act No. 10173).

1. What we collect

• About the learner: name, birth date, sex, address, LRN, previous school, grade level, and other details on the application and enrollment forms.
• About parents or guardians: names, contact numbers, and email address.
• Sensitive information, only when you provide it: disability or learning-support needs (LSEN), health-related details, indigenous group, and 4Ps membership.
• Uploaded documents such as report card, birth certificate, and other requirements.
• Account and activity data: Student ID, a protected (hashed) password, and a record of actions taken on the system.

2. Why we collect it

• To process admission and enrollment, verify documents, and assign sections.
• To contact you about your application (for example by email).
• To prepare reports required by the school and the Department of Education.
• To keep the system secure and accountable.

We do not sell your data and we do not use it for advertising.

3. Who can see it

Only authorized school personnel, such as the registrar and administrators, who need it for their work. We may share data with the Department of Education or other government bodies when required by law or by official procedure.

The website runs on service providers acting on our behalf: Cloudflare (hosting, database, and file storage) and Resend (sending emails). They process the data only to provide those services.

4. How long we keep it

Records of learners who enroll are kept for as long as required for school records. Applications that were rejected are deleted after a set period (the school's default is one year after the decision). You may ask us to delete your data earlier, subject to what the law requires us to keep.

5. Learners who are minors

Learners are minors. The parent or guardian gives consent for the learner by ticking the consent box when submitting the form. A parent or guardian may withdraw consent by contacting the school.

6. Your rights

• To be informed about how your data is processed.
• To access a copy of your data.
• To object to the processing of your data.
• To correct wrong or outdated data. If we ask for corrections to an application, you can fix it through the site.
• To ask for your data to be erased or blocked, when it is no longer needed or was unlawfully obtained.
• To data portability, meaning a copy in a commonly used electronic format.
• To claim damages if you were harmed by inaccurate, false, or unlawfully obtained data.
• To file a complaint with the National Privacy Commission (privacy.gov.ph).

7. How to use your rights

Go to the school office and ask for the Data Protection Officer or the registrar. Bring a valid ID and your Application ID, Student ID, or LRN. We will verify who you are before sharing, changing, or deleting any data.

8. Security

Passwords are stored in hashed form, connections use HTTPS, administrator access is protected by a second sign-in step, and access to documents is restricted and recorded.

9. Changes

We may update this notice. The latest version is always on this page.

Paunawa sa Privacy

Tanay National High School, Tanay, Rizal · Online na Aplikasyon at Enrollment

Iginagalang namin ang inyong privacy. Ipinapaliwanag ng paunawang ito kung anong personal na datos ang kinokolekta namin sa website na ito, bakit, sino ang makakakita, gaano katagal namin itong iingatan, at ano ang inyong mga karapatan sa ilalim ng Data Privacy Act of 2012 (Republic Act No. 10173).

1. Ano ang kinokolekta namin

• Tungkol sa mag-aaral: pangalan, petsa ng kapanganakan, kasarian, tirahan, LRN, dating paaralan, baitang, at iba pang detalye sa form ng aplikasyon at enrollment.
• Tungkol sa magulang o tagapag-alaga: pangalan, numero ng telepono, at email address.
• Sensitibong impormasyon, kung ibibigay lamang ninyo: kapansanan o pangangailangan sa pagkatuto (LSEN), mga detalye tungkol sa kalusugan, katutubong grupo, at pagiging miyembro ng 4Ps.
• Mga na-upload na dokumento tulad ng report card, birth certificate, at iba pang requirements.
• Datos ng account at aktibidad: Student ID, protektadong (naka-hash) password, at talaan ng mga ginawa sa sistema.

2. Bakit namin ito kinokolekta

• Para iproseso ang admission at enrollment, suriin ang mga dokumento, at magtalaga ng seksyon.
• Para makipag-ugnayan sa inyo tungkol sa aplikasyon (halimbawa sa pamamagitan ng email).
• Para maghanda ng mga ulat na kailangan ng paaralan at ng Department of Education.
• Para mapanatiling ligtas at may pananagutan ang sistema.

Hindi namin ibinebenta ang inyong datos at hindi ito ginagamit sa advertising.

3. Sino ang makakakita

Ang awtorisadong kawani lamang ng paaralan, tulad ng registrar at mga administrator, na nangangailangan nito sa kanilang trabaho. Maaari naming ibahagi ang datos sa Department of Education o iba pang ahensya ng gobyerno kapag hinihingi ng batas o opisyal na proseso.

Gumagana ang website sa mga service provider na kumikilos para sa amin: Cloudflare (hosting, database, at imbakan ng file) at Resend (pagpapadala ng email). Pinoproseso lang nila ang datos para maibigay ang mga serbisyong iyon.

4. Gaano katagal namin itong iingatan

Ang mga talaan ng mga mag-aaral na nag-enroll ay iniingatan hangga't kailangan para sa mga rekord ng paaralan. Ang mga aplikasyong na-reject ay binubura pagkalipas ng itinakdang panahon (ang default ng paaralan ay isang taon pagkatapos ng desisyon). Maaari ninyong hilingin na burahin nang mas maaga ang inyong datos, maliban sa mga kailangan naming itago ayon sa batas.

5. Mga mag-aaral na menor de edad

Menor de edad ang mga mag-aaral. Ang magulang o tagapag-alaga ang nagbibigay ng pahintulot para sa mag-aaral sa pamamagitan ng pag-tick sa consent box kapag nagsumite ng form. Maaaring bawiin ng magulang o tagapag-alaga ang pahintulot sa pakikipag-ugnayan sa paaralan.

6. Ang inyong mga karapatan

• Na malaman kung paano pinoproseso ang inyong datos.
• Na makakuha ng kopya ng inyong datos.
• Na tumutol sa pagproseso ng inyong datos.
• Na ituwid ang mali o luma nang datos. Kapag humingi kami ng pagwawasto sa aplikasyon, maaari ninyo itong ayusin sa site.
• Na hilingin na burahin o i-block ang inyong datos kapag hindi na ito kailangan o ilegal na nakuha.
• Sa data portability, o kopya sa karaniwang electronic format.
• Na humingi ng danyos kung kayo ay napinsala ng hindi tama, huwad, o ilegal na nakuhang datos.
• Na maghain ng reklamo sa National Privacy Commission (privacy.gov.ph).

7. Paano gamitin ang inyong mga karapatan

Pumunta sa school office at hanapin ang Data Protection Officer o ang registrar. Magdala ng valid ID at ang inyong Application ID, Student ID, o LRN. Titiyakin muna namin kung sino kayo bago magbahagi, magbago, o magbura ng anumang datos.

8. Seguridad

Naka-hash ang mga password, HTTPS ang koneksyon, may pangalawang hakbang sa pag-sign in ang mga administrator, at limitado at naitatala ang pag-access sa mga dokumento.

9. Mga pagbabago

Maaari naming baguhin ang paunawang ito. Ang pinakabagong bersyon ay laging nasa pahinang ito.